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会议记录

日期:   来源:《高效会议管理》   作者:张晓彤

【摘要】本文介绍了会议记录:

会议记录者的功能

 

会议记录者主要有4种功能。

◆会议记录者特别重要。会议记录在会议中的重要性仅次于主持人,他也是导致一个会议成败的关键。

◆会议记录者的一个主要功能是记录和维持议程所设计的程序。

这一功能主要表现在会议的事后跟踪这个部分。会议记录者在会议的过程中主要负责记录、维持会议的议程所设计的程序,可以起到“和事佬”的作用。

◆会议记录者还有协助主持人做好会议总结与归纳的功能。比较落后的工作方法是指派秘书或普通的文员去做会议记录,现在则流行指派那些有潜力做主持人的员工去做这项工作。因为这样做可以帮助公司培养后备人才(这里专指那些将来可以去做主持人的人才)。而且,在这个问题上,主张要由不同的员工轮流担任会议记录者,而不是由固定的部门秘书来专职担任,因为这一做法有助于锻炼一群人,而不是一个人。

◆观察预防功能。会议记录者的观察预防功能是比较容易被忽视的一大功能。简单来说,会议记录者可以以一个旁观者的角度来观察会议中是否存在一些误区,同时可以从旁对主持人做出提醒。例如,可以清楚地观察在会议中哪些人发言过长,哪些人尚未发言,并对这些情况做好相关纪录,以此来提醒主持人。当然,最主要的观察预防功能体现在他可以警醒主持人避免走入以下3大会议误区:

第一误区    社会性懈怠

社会性懈怠是一个心理学上的名词,它指的是一种群体的无所谓状态。以会议为例,许多会议决议的产生通常都要使用“全体通过”这个名词,其实这个名词代表的意义并不是真正的全体意见一致,而是一种群体性的漠视结果。大多数人对于主持人或发言者提出的问题不感兴趣或是不予理睬,听之任之,从始至终好像是在一种参会状态,实际是处在一种参与的假象中。

对于这种会议误区,身在其中的主持人和对答者均不易察觉,只有站在第三者角度上的会议记录者可以清楚看到,因此,它可以针对此种情况适时做出提醒,避免会议作出少数人的决议,从而失去了开会的真正价值。

第二误区    从众心理

从众心理就是大家都用一种声音说话。参会者之所以会用一种声音说话,不是因为站在真理的角度上,而主要是因为规范性的从众压力。例如某个小团体或是很有权威的某个人的影响力很强,他们的想法因为他们的影响力而对很多个体产生一种强大的压迫力,迫使许多个体同意其决策。

这种误区也需要类似会议记录者这样的第三者来观察发现,并帮助大家及时预防。

第三误区    团体极化

团体极化指的是会议的讨论有时会趋于极端化,或者极好或者极坏。无论是哪种情况,都不利于形成客观的决议。

会议记录者的客观立场能够帮助克服这种误区。

 

【自检】

会议中非常容易出现社会性懈怠,即许多参会者始终没有进入会议状态,始终不发表意见,因此,往往影响会议决策的客观性。

如何克服这种情况?为什么?

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谁能胜任会议记录者

许多传统的观点认为会议记录者是会议中最“简单”的角色,其实这种观点已然落后了许多。会议记录者在现代会议中是仅次于会议主持人的一个重要角色。因为,一名好的会议记录者可以增进议事效率,而一名不好的会议记录者不仅徒增误会,还浪费时间;一名称职的会议记录者不仅能仔细倾听发言,而且能准确陈述听到的内容,同时记录好几项发言而不失误。

所以,一名会议记录者需要同时具有多项才能:

◆反应快。对于大家提到的问题,能够迅速反应。

◆写字快。做会议记录,写字速度当然有一定要求。

◆知识面广。在做会议记录时,经常会听到一些专业术语,没有相对广的知识面,对这些专业术语,你可能既听不懂,也不会写。这属于一个会议记录者的硬件能力。

◆记忆力特别强。会议记录者要能记住发言者所说事情的前因后果,遇到一个很复杂又冗长的问题时,更需要超强的记忆力,否则,很可能记到最后已经不知发言者所云了。

◆组织能力强。

◆倾听能力强。

◆总结能力强。

 

 

对会议记录的10大建议

 

对会议记录的十大建议:

重要的会议应录音下来,从而使整理会议记录时有依据。

除非有必要,定期召开的会议通常不用录音。因花费时间记下的详细发言内容,可能毫无用武之地。

大多数会议都能指定一个会议记录者。主席最好不要兼任此项工作。此外,会议记录者最好由与会者轮流担任。

会议记录者的笔记最好要流畅,易于了解,同时不失真。笔记最好用电脑打出来,方便参阅。

会议记录者的责任还包括:

要及时指出令人困惑的发言,请该发言人解释清楚。

适时做总结,协助讨论进行。

向与会者确认各议案的排序是否无误。

会议记录内容包含:

讨论过程中所达成的各种共识(要不厌其烦地向与会者确认每个结论都无误)

有哪些证据支持次议案的通过,及反对意见如何

分派工作的详细情形及完成日期。

会议结束后重新整理所记录的内容,尽可能维持在一页的长度。

会议记录应有组织地整理如下:

标题,会议目标,主席名字,缺席及出席人名单应列在会议记录起头处。

使用列点或简短的一段文字,名数与会者重点

工作分派情形及完成日期记录无误。

通过此决议的评估标准(如有必要)。

会议记录者应与主席共同修正会议记录者错误的部分。

将此份会议记录发送给与会者。

 

【本讲总结】

会议记录者在传统的会议观中往往是不受重视的,但是,现代会议使我们认识到会议记录者在一次高效的会议中占有举足轻重的地位。

会议记录者的

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