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成功会议的五种策略

日期:   来源:《高效会议管理技巧》   作者:张晓彤

【摘要】本文介绍了成功会议的五种策略:

如何做开场白 

 

如何分配发言时间

 

 

如何掌握议事进度

 

掌握议事进度对一次会议的成功可谓至关重要。控场也就成为一个主持人最应训练的技巧之一。掌握议事进度主要包括2种方式:语言方式与非语言方式。

 

1.语言方式

语言方式是指主持人用一些比较有技巧的话语来控制会议的议事进度。例如,面对一些非常容易滔滔不绝的发言者,主持人可以凭借对其的了解,让其先发言,使其尽量缩短发言的时间。具体做法如:“能不能用3分钟的时间给我们简单的说一下?”当他说到5分钟的时候,你可以再说:“嗯,已经5分钟了,你说的正是我们需要的。”或者可以采用一带而过的方法,例如“你刚才说的内容非常好,你对下一问题怎么看?”这样就可以把他从一个问题带到另一个问题,或是可以转移说话对象,如“你说得很好,坐在您旁边的这位怎么看呢?”

通过以上这些话语,即语言方式,主持人可以有意识的、合理的控制议事进度。

 

2.非语言方式

更有效的掌控议事进度的方式是用非语言性的方式,即通过眼神、手势等面部表情告诉发言人说多了或者别说了,或者是说得不够接着说等。比如主持人把目光转向别人,就可能是在提示正在说话的人可以停止说话了;不耐烦的敲桌子,也可以提示结束发言;用比较不礼貌的方式,如不停的看手表,也能达到同样的效果。

语言和非语言这2种形式的合理运用,可以做到有效的控场,使会议既不会太短,也不会太长,准时开始,准时结束。

 

如何达成决议——决策方式 

 

彼德·德鲁克决议法

彼德·德鲁克是世界著名的管理大师,他通过多年的学习研究,总结出了达成协议的如下步骤。通过这些步骤的有效执行,能够顺利达成协议。

 

 

4种群体决策

4-1   4种群体决策

 

1.权威决策

权威决策出现于最高掌权者具有决策权和否决权,单方面作出决定时。

适宜使用:当组织授权团队领导人作最终决策并全权负责时。

不宜使用:当团队领导人希望团队成员接纳并支持某项决策时。

 

【举例】

特别行动小组向部分领导提交报告并等待最后决策。经理决定工作日程表,然后通知该小组。

优点:决策迅速高效;在急需行动的情况下最实用;在权力界限明显的地方最有效。

缺点:虽然可迅速做出决策,但实际支持和执行建议也不易;当复杂性增高时,权威决策的质量会由于考虑面不宽而受到影响。

 

2.少数服从多数决策

少数服从多数决策出现于多数成员同意提案时,它以民主原则为基础。

适宜使用:当时间有限,而决策结果不会对反对者造成消极影响时。

注意:投票容易导致输赢之争,输方将难以尽职和投入。

 

【举例】

团队成员投票接受一项新的工作程序。团队成员投票选举团队领导。

优点:允许多数人对问题发表自己的意见。保证大多数人获胜。决议可通过简单唱票,相对迅速和高效做出。

缺点:在小集团内,投票一向促成人们分派。这种竞争会影响一项决议的质量和执行。

 

3.共识决策

共识决策产生于所有成员都不同程度地支持某项提议,每一团队成员均有否决权。

共识决策提供一种反映所有成员想法的全面解决办法,能够提高成员实施决策的积极性,体现平等之风。

注意:如果决策时间有限,或团队成员不具备决策的足够技巧,决策就难以形成。

 

【举例】

全体工作人员同意支持新的程序变动,团队制定了一套工作方针。

优点:保证所有问题和思想得到公开辩论,每个团队成员有机会发表意见。复杂的决议会经过深思熟虑,从而产生高质量决议。

缺点:达成一致需要相对长的时间,并具挑战性。而且需要大量的沟通、耐心的聆听并理解他人观点;为确保所有团队成员有机会发表意见和分享其见解,必须进行有效的推动。

 

4.无异议决策

无异议决策产生于所有成员对某项决策完全赞同时。


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