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如何做好绩效评估前的准备工作

日期:   来源:《绩效管理实务》   作者:张晓彤

【摘要】本文介绍了如何做好绩效评估前的准备工作:

绩效考评前的准备工作

 

第一点,员工和经理双方都要注意收集一些相关行为表现的信息和文件。员工要看去年一年的考评期内我做哪些好事,哪些不太好的事,经理们也要去收集一些记录,看看这个员工哪儿做得好,哪儿做得不好。

第二点,要收集公司内部和外部对这员工的反馈。这包括打电话问客户,查问这个员工在客户那儿表现怎么样,而且多问问相关部门的同事或者是经理,此员工在平常的表现如何。有更客观的评价。

第三点,是绩效考核前的准备工作中,最重要的是一定要通知员工做准备。通常在考评前,经理就要告诉员工,会在一周后的几点到几点,将做一个关于你过去这一年考评期的评估面谈,希望你用一周的时间做好准备。员工心里立刻反馈出,你尊重我。因此,不管绩效考评表格设计得多漂亮,多完美,经理们做不到提前通知员工做准备,那些漂亮的表格其

实是没有任何用处的。

第四点,经理和员工最好在自己精力特别充沛,而且思维很敏锐的时候来填写这份表格。应注意的是你,不要在生病的时候、身体很疲劳的时候、刚跟你的老板吵完架的时候;或者是在上班的路上刚被警察扣了分的时候,去跟员工做那些绩效考评的反馈,因为这时候通常倒霉的就是那个员工,经理的火气会完全撒在这个员工身上。

第五点,警惕打分时的偏见。后面我们专门用一讲的时间介绍这些误区。在给员工打分时,要想我是一个正常人,大家有的缺点我都有,这时候需要你在脑子里想一想那些误区,如何避免陷入绩效考评误区。

 

绩效考评的误差

 

没有任何一个绩效评估是100%准确的。为什么呢?因为考评中会遇见很多的误差和很多的误区。误差是可以避免的,因为那是人为的,而误区呢往往是我们天性的东西,比如说晕轮效应,这些是很难控制的。这些误区和误差会直接导致绩效考评不准确。大家要注意的就是,用一些专业的手段把这个误差尽量减小到最少。

 

绩效考评误差形成的两大因素

1)情景因素

2)个人因素

 

情景因素

1)时间安排得不合适。部门经理安排什么时候跟员工讨论?马上要赶飞机了,出差之前跟员工讨论,这些时间都安排得不对。因为脑子里完全在想别的事情。第二个,马上要个很重要的客户会议,这时候也不应该跟员工做绩效考评的讨论,因为你有其它的事情牵扯着你的神经,你对这个员工的思维就不敏锐了,这是时间安排不合适引起的差异。

另外还有,你的老板刚刚给你做完绩效考评,你被劈头盖脸的臭骂一顿时,出来后你会想,我得跟我的员工做绩效考评了。那谁最倒霉呀,就是那些员工。所以在考评时应选择合适的时间安排考评。

2)对照效应。是什么意思呢?部门经理特别想,一天或者是几天之内把部门员工的绩效考评分数全都打出来,安排的会谈是一个挨一个。这个小时是小张进来,小张进来前脚没离开,小王又进来,小王走了,小李马上又进来。这种考评的安排太满时,就会产生对照效应,就是说前一个人的绩效会牵扯到后一个人的绩效,因为你还没回过味儿来。前脚刚走

一个特别优秀的人,刚做完绩效考评,拿了一个很高的分数走了,然后第二个表现平平,但也是达标的,经理就会觉得怎么这么别扭,看这个人干的那些事儿怎么就是不如头一个好呢,没有那么光彩,这也是一个误差,叫对照效应。

怎么避免它?

一天的谈话绝不要安排太多,最多三个,比方说上午安排一个,下午安排两个。让这些来谈话的人,时间上稍微错开一点,这样就不易产生对照效应。这个人走了很长时间了,第二个人才进来,就少了移情作用,因为中间隔的时间长。这是第二个误差叫对照效应。

3)主管的心境。主管的心境直接导致考评的成败,他在家里刚跟太太吵完架,或者刚被老板说了一通,或者丢失了一个大客户的单子,心里非常生气时,这时候你最好的方式是自己在一边儿沉思,在一边儿呆着,千万别让员工进来。你给他考核,可你打的那个分数完全是你的怒气,你将心里的火儿撒在员工身上,这个分绝对不会是客观的。

 

个人因素

1)你自己的健康状况。这里包括经理和员工自己的健康状况,包括你是不是头天晚上刚连夜的加完班,或者是你头天晚上是不是刚刚喝了酒今天还晕晕乎乎的。

2)非常疲劳,你的脑子很迟钝。当员工意识到有这个因素时,可以跟老板另约时间。时间一改,会保证这个误差缩到最小。

很多企业,员工都不太敢找经理说话,就等着经理给他派活,经理什么时候跟我谈话,我都得接受。在企业里最好能够生成一种“以人为本”的气氛。什么叫以人为本,就是自己做自己的主人,自己有什么话,随时去找经理说。通常这种情况在成熟的企业特别适合,在一些国营企业、私企不适合。

 

 

 

做好评估讨论的准备

 

刚才讲了关于一些误差,下面给大家提供一个,绩效考核的核对单。核对单分三块,是让你拿回去看,看还没开始绩效考评讨论前我做了什么事儿就算准备好了,讨论中我做了什么事儿就算是讨论的不错,讨论后我干了些什么事情就算是完成了这个绩效考核。这个核对单供你拿回去一条一条对照着打勾。这里我们挑出来几条来讲。

 

绩效评估讨论前的注意事项

讨论前要做的准备工作,第一个是考评的物理环境,地方得确保安静,避免打扰。经理和员工做绩效考评谈话的时候,尽量不要在你的办公室里头,而是单约一个会议室,关上门你们安安静静地坐在这儿谈。

第二个是在谈的过程中要减少一些物理障碍,就是说你桌子怎么摆。心理学家测试出,当一个经理跟员工谈话的时候,如果经理坐在很宽的办公桌子后面,有一个大扳椅,然后部门员工进来就坐在经理的正对面,坐在一个小的椅子上,这样员工会有一种很压抑的感觉,明摆着就是说,你高我低,你大我小,是不是?你坐在老板桌后面,我只好缩在这个小椅子上,所以这种情况在谈话中形成了物理障碍,这里一定要注意。你跟员工关于绩效表现做交流的时候,如果物理距离非常远,直接导致员工就不愿意跟你说真话,因为他有障碍。

应该怎么做?

在经理办公室的时候,希望经理坐出来一点,然后员工也再稍微往旁边坐一些,至少每个人露出一条腿,或者露出一点椅子,坐成这样的形式,而不是正对面的形式,员工的心理障碍就会缩小。最好换一间会议室,坐在会议室圆桌上,只要这个东西是圆的,不管你怎么坐,正对面还是斜对面,90度,180度都没有障碍,因为那个圆桌没有角。我们在以往的绩效考评中还真是故意测试过很多遍,你的桌子怎么摆放,直接导致员工他想说什么,是否想把关键的事情告诉你。这是有道理的。

第三个要注意,事先安排好计划,提前一周通知员工。

第四点注意事项就是经理和员工一定要保持精力充沛。如果这四点都做到了,可以画个勾,就说明绩效考评前的准备工作做得不错了。

 

绩效评估讨论中应注意的事项

 

要开始绩效评估讨论了,那讨论中要做什么呢?

第一个,最重要的就是和员工建立友好关系。经理和员工做绩效考评谈话的时候,不允许经理说,今天我要给你打分,你的这几项表现是多少多少分,不允许这样说;而要鼓励经理先问,今天车堵吗?来的时候顺吗?今天天不错,你刚刚在做什么工作呀,顺不顺啊?用种缓和的语气开头,目的是跟员工建立友好关系,这是讨论中一开始一定要注意的。

第二个,要注意设定具体的时间表,预计跟员工谈多长时间的话,要事先告诉他,员工心里就会知道,这是尊重他。在讨论中,最好员工拿着一份绩效考评表和自己写的一份草稿,经理也拿着表格,也自己填一份草稿,在整个绩效考评中,两个人就这草稿上面的内容来谈,有一致的地方,就确认腾在一份新的表格上。有不同意的地方,我们就谈,开始反馈,开始沟通。最终要达成一致,达成一致以后再把新的意见腾到新的表格上。就这样,一条一条的讨论结果写在新表格中,而在新表格上写的一定是你们两人都确认、都同意的东西,这样就产生了一份新表格,最后还要签字,证明你也同意我也同意。

在讨论中要看重整体的表现,就是说,经理千万别揪住员工的某一项事情不放,把这个绩效考核变成了对这一件事儿的批评,或者是表扬,因为如果考评期为一年的话,员工在这一年里会干很多很多的事情,最忌讳的经理是,揪住一件事儿不放,在经理和员工讨论到底是谁的错,时间就搭进去了,要求部门经理有一个时间计划,这个讨论应进行多长时间,可以控制整个局面,而不要无休止的进行下去。

 

 

绩效评估讨论后的注意事项

 

第一,经理要保证员工以积极的态度结束考评。因为“世界上没有什么事儿比成功更叫成功”,那世界上也没有什么事情比失败更叫失败,所以你不要让员工有这个感觉,考评完了,从屋子里走出去,我觉得你赢了,我输了,我就认了这个评估分了,你说什么都对,我抬不起头来了,我没脸见人了。千万不要让员工有这个感觉,因为你损伤了他的自尊心,他至少要消沉很长一段时间。所以,结束以后,我们建议经理这样说:非常感谢你花时间和这一起做这个讨论,不管讨论结果怎么样,我非常珍惜这个沟通的过程,希望以后把这个顺畅的沟通,保持下去。你一定要尊重对方的自尊。

第二,确保员工了解每一个分数是怎么来的,这是最重要的。经理千万不能说,我就给你打这分了,你认也得认,不认也得认,去吧,出去吧;而是每一条都要讨论,我为什么给你打了1分,你在哪些哪些方面做的不好。我为什么给你打了4分,是因为你在这点表现的非常好。一定要让员工明白,他到底是什么事儿干得好了,什么事儿干得不好了,一定要他理解,并且确认。

第三,这个表格填好以后,最好是双方签字确认,写上时间,给经理留一份,员工留一份,然后拷贝一份给人力资源部归档。所以一个考评的表格分成三份,三方各执一份,这是对你考评的一个记录。

 

【本讲总结】

本讲介绍了绩效评估前的五点准备工作,及绩效考评中造成误差的两项因素———情景因素和个人因素。要想把绩效考评工作做好,就一定要做好评估讨论的准备。在绩效考评中,如果你的准备工作失败,那就是准备着失败了!

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