当前位置:培训视频讲座下载网 > 培训讲座文库 > 《浪费时间的外在因素及解决方法》文章内容

浪费时间的外在因素及解决方法

日期:2016-10-03 20:03:10   来源:会员发表   作者:刘敏兴

【摘要】本文介绍了浪费时间的外在因素及解决方法:
使用相同的时间,不同的人有不同的结果。在时间管理中有多项因素干扰时间的有效利用,其中包括外部因素和内部因素。首先分析这些干扰因素浪费时间的原因,然后针对其原因,提出具体的解决办法。

导  言

 

使用相同的时间,不同的人有不同的结果。在时间管理中有多项因素干扰时间的有效利用,其中包括外部因素和内部因素。首先分析这些干扰因素浪费时间的原因,然后针对其原因,提出具体的解决办法。

浪费时间的外部因素,包括电话干扰、不速之客、用人不当、社交闲谈、权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全、会议耽搁、文件复杂、工作搁置、安排旅行等。针对各项因素浪费时间的原因,然后提出相应的解决方法。

浪费时间的内在因素包括危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延等。这些内在因素都是人为的因素,而人为的因素绝大多数是取决于他的心态和习惯。因此解决之道就是让自己培养更积极心态、养成良好习惯。因此,浪费时间的内在因素的解决办法就是,学习做你自己,做到自律、自控、自觉,唯有自律、自控、自觉,以诚实负责的心态来面对自己,你的工作在未来才会更有效率。

所有的解决办法只要有心,丢弃那种茫然,丢弃那种每天瞎忙,甚至不知道如何去忙的情形。有心就是做计划,有心就是让自己内心有一股对生命的热爱,对工作多一份执着。

你所安排的一切事情必有两种结果,一个是离你的目标很远,一个是离你的目标很近,怎么做?关键在乎于心,关键在于你自己的选择与决定。

 

 

电话干扰的原因及解决方法

 

浪费时间的原因

电话干扰会浪费很多时间。许多经理人认为电话经常占据他们大量的时间。与电话有关的许多问题都牵涉到人性,牵涉到人的心理。接电话的强烈欲望不是来自电话,而是来自于人的心理,电话之所以会吸引你有很多原因,例如你假设每次电话都来的名正言顺,需要你注意,而如果你不中断自己的工作去接电话,就是不负责任的结论。你总有这种错觉,不管来电者想要做什么,他的需要都比你当时所做的事来得重要。

 

1.害怕冒犯别人

你之所以在不该接电话的时候接电话,而且讲电话的时间比应讲的时间要久,是因为害怕,如果不接的话会让来电者觉得不愉快。

 

2.希望保持消息灵通

不想漏掉任何情形,例如助理接电话时,许多管理者会下意识地停下工作旁听。

 

3.自我膨胀

别人打电话来向你索取资料或者信息,你会有一种好像身价不凡的感觉,这就叫自我膨胀。

 

4.享受社交的乐趣

有些人无法抗拒社交的诱惑,把每次电话变成社交活动的工具,还有当成现成的借口。如果你不愿意承担某项艰巨或乏味的工作,接重要的电话便可以成为光明正大的拖延时间的借口。

 

解决的方法

电话干扰的确会给你的工作产生干挠,带来很多时间的浪费,会影响你的时间管理,解决方法主要有阻绝干扰和集合电话。

 

1.阻绝干扰

很多人就是因为不了解过滤电话,不知道如何处理电话,以至于他在一天的时间里往往都浪费在接电话上。学会过滤电话,阻绝干扰有几个步骤。

(1)处理

如果有可能尽量由助理回答来电者的需求,并记下有关的信息。

(2)转接

如果助理无法处理电话,下一步就是把电话转给团队里其他能够协助的人。

(3)暂缓

如果遇到只有你能处理的状况,助理要试着写下留言,避免使你受到打扰,你可以下一步再去处理这个事情。

(4)速办

如果来电者合乎你们事先约定好的原则,紧急事或者重要人物的电话可以直接接听,速办可以把时间压缩更短。

圆滑过滤电话的一些诀窍,例如可以说:

◆(处理)你稍微等一下,我翻一下我们的档案。

◆(转接)我们的企划主任今天下午正在着手这个计划,要不要我把您的电话转给他?

◆(暂缓)我想他11点左右就可以回你的电话,这样可以吗?

◆(速办)我看我可不可以去打断他一下。

如果你没有助理怎么办?

那么,你就必须与同事互相帮助接电话,安装留言系统。如果有开关你可以暂时切断,或将电话移到视线以外,关键性的时间索性拔掉电话的插头,甚至把你的工作带到没有电话的地方。

 

2.集合所有电话

在某时间段把电话一起回掉,同时去做别的事情。就是说在这个时间你同时在回电话,就不会受到电话的干扰。

良好的电话交谈技巧,有几个简单的方法:

◆暗示他谈话即将结束,尽量简短扼要。

◆提到您有时间限制时,就说待会儿得开一个会,开会之前有一分钟的时间,问对方还需要任何帮助吗?

◆坦率直言:拜托,等一下我得走了,老板要我几分钟之内到达他办公室,明天见。

 

 

不速之客的原因及解决方法

 

突然有人来拜访你,只借用你一分钟时间可以吗?或者说你是一个经理人,你把门大开着,就是欢迎来打扰。不速之客会造成你时间管理不当。对于突然造访的不速之客,及由于敞开门户而来的不速之客,有不同的解决方法。一个高效率的现代人,要学习如何去应对不速之客。

 

    标签:时间管理