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因应高科技竞争的时间管理

日期:2016-10-03 19:59:54   来源:会员发表   作者:刘敏兴

【摘要】本文介绍了因应高科技竞争的时间管理:
因应高科技竞争的时间管理的策略可以用五个字来概括,就是快、准、空、多、闲。

【本讲要点】

时间管理的策略

时间管理策略的运用


以前老板和公司的主管与外面联络都是通过坐在办公室里的秘书来进行的,而外界与老板取得联系,首先打交道的也是秘书。然而在现代的网络社会,在高科技的竞争时代,在传呼机、手机、掌上电脑这种立体式的通信时代,如何应付、处理随时涌现在未来的时间表上的约会,是每个主管头痛的事情。要保持每天工作不会被这种网络时代的先进通讯挤压得失去控制,就得要有一套管理时间的策略。

因应高科技竞争的时间管理的策略可以用五个字来概括,就是快、准、空、多、闲。

 

 

时间管理的策略——何谓快、准、空、多、闲

快是指加快工作速度,等工作干了一段以后,才回头斟酌,必须放弃旧时代的那种慢工出细活的思想。

因为网络时代的信息更新得太快了,例如网络中的新闻是随时可以更新的,不像过去,新闻是一天才换一次,报纸一天才出一次。任何事情都可能影响到商业活动,因此,现在高科技行业中的管理人员,首先你的任务就是把产品和信息推出,再通过网络不断地把改进的产品、信息给顾客。对于公司内部的管理也是一样,首先是要有进展,然后再利用快速的网络不断改进工作的质量。如果认为产品一经推出就完善无缺,而将产品压在公司内,那么在信息发达的今天,等你这个产品产出的时候,你就会发现,市场上已经有了跟你很接近或者同类的产品。他们质量可能不如你,但市场却是他们的。

因此快是一种秘诀。工作要快,在时间安排上应有一个密集、超进度、不拘小节的时段,再有一段缓和、释放产品和修改产品的时间。

 

准有两个意思。

 

1.对准目标

在许多事情同时开展时,不管事情的先后顺序和形态,而要对准你心中的那个核心目标,这个目标不一定是长远的,也可以只是短时间的。因此必须克服时间的顺序和事情的大小,只有一句话,对准目标。

 

2.准许每一周的一到两天,没有任何的计划

在这一天到两天你可以处理一些重要的事情。这是由于在集中精力赶工作进度和计划的时候,一些重要的事情被搁置一边,但如果每一周有一天到两天作为灵活性、机动性的时间,你就可以处理与当前工作进度无关,但却是重要的事情。例如公司需要赶着做产品的市场推广,也不能推卸投资人的约谈。

 

空就是每一周空出一天不做任何与工作有关的事情。因为在无关的领域中去探索的时候,你的思维框框就会被打破。这一天要上网去寻找任何未知领域的信息,任何无关于公司现行日常业务领域的信息,可能会产生思维的亮光。因为在无关领域探索时,有的思维框框完全被打破,在未知领域中,企业强人特有的骄傲也消失了,当人怀有谦虚的心态在未经的住处相遇时,发明的光芒就会出现。

 

多是指要多用电子邮件、传真、信件。

E-mail的好处:

◆可以随时查阅,而不需要你的秘书送到案头

◆可以使你更好地安排时间,不像电话要随时接听

◆可以随时收发信息

 

闲就是留出时间,让自己闲下来,不做任何事情,只做休闲的事,这点短时期内不重要,但长期却十分重要。你可以加以思考,怎样把你的一天变成48小时。

 

 

时间管理策略的运用——如何运用快、准、空、多、闲

 

【案例1】

美国财富杂志曾经有一个报道高级主管是如何分身乏术的例子。高级主管的一天经常是十分忙碌的,一个接一个的会议,电话不断,甚至于舟车矛盾,很多的研讨会甚至于吃饭时都有人给你汇报,这叫早餐汇报,或者叫做午餐汇报,这些高级的主管们,既要有宏观的眼光思考公司的长远大计,又要聚精会神地盯着公司的那些营运的琐事。前任的惠普总裁,还有东南航空的最高执行长官,天美时钟表的最高执行长官,这些名人几乎都是常年在外。他们没有时间跟顾客沟通,要接受采访,甚至还要跟总统开会,他们有什么秘诀来管理时间呢?

报告指出:时间管理其实就是做决策,是决定哪些事情重要,哪些事情不重要。

前任惠普公司的总裁格拉特把自己的时间划分得清清楚楚,他花20%的时间和顾客沟通,35%的时间用在会议上,10%的时间在电话上,5%的时间看公司的文件,剩下的时间用在和公司没有直接或间接关系,但却有利于公司的活动上。例如接待记者采访,预备业界共同开发的技术专案,或者总统召集他们参加有关贸易协商的咨询委员会。当然每天要留下一些空档的时间来处理那些突发事件,例如接受新闻界的采访。

 

【案例2】

美国第二大电脑公司的总裁库拉特,每年有2/3的时间都不在公司。他怎么会有时间和顾客沟通?关键在于授权。他聘用了一些退休的主管来担任这项工作。他把与顾客的电脑沟通工作都授权出去了,所以虽然他不与客户直接沟通,仍然可以掌握到顾客需求。库拉特还授权别人来替代他到外界去演讲。因为他有授权,所以他才有更多的时间。

越来越多的高级主管,让别人来掌握自己的时间表。这并不代表主管失去了自我控制,相反地,主管可以自由地针对目标和策略做更广阔的思考。当然,这必须有一位得力的助手才行。美国东南航空公司的最高执行长官凯勒赫,他授权一位副总裁(是他的法律秘书)全权管理他的时间表。每天副总裁都会给他一张待处理的单子,里面的事情分成两类,一类必须立刻完成,一类是最迟可以延长到明天早上完成的。这个效果非常的神奇。

所以高级主管管理时间的方式各有不同,但目的都是一样的,让自己有时间去思考全局。

大部分的主管都同意,在日理万机之余让身心有适度的休息是必要的,常年在外旅行的美国天美时装公司的最高执行长管杰克·彼有个原则,旅行期间一天晚上安排和顾客共进晚餐,另一天晚上休息,像这样把时间做适度调整的方法也可以供大家参考。

在高科技发展的今天,如何让自己过得更有意义,如何让自己的工作更具有生产效益,如何让你自己有更多的时间来思考未来的事情,甚至去做更正确的决策,如何去快,如何去准,如何要去空,如何去多,甚至如何去闲,好像都是非常简单的事情,但是关键就在于你怎么样去用。

 

制定计划要快,行动要快。

 

准是永远在瞄准你的目标。每做一件事情,你就要去思考,这个决定是不是离你的目标很近,这个决定会不会浪费你的时间或者说会不会浪费你团队的时间。

你要永远对准目标。一个企业之所以生存是因为它有更多的顾客,或者说他能够获取更多满意的顾客,准就是有更多的满意顾客。

 

对于一般人来讲,有时候要让自己暂时地把脑袋清空,去接受一些新的事物。这样才能够引发更多想象以及创造的空间。同时你也可以获得你的竞争对手更多的信息。

 

多休息,多进修,多与人沟通,多反省自己。如果你没有经常地反省自己,如果你没有经常地去接受新的事物,如果你没有经常地去跟别人沟通,你可能就是一个高科技时代的孤独人。

 

休息是为了走更长远的路。工作也好,生活也好,永远要让你的心境处在最佳的状态,所以应该在你的人生规划、目标规划里,安排一段属于你自己的时间,让自己有更多的独立思考空间。

 



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