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向低效率与加班说拜拜!

日期:   来源:本站整理   作者:萧西君

【摘要】本文介绍了向低效率与加班说拜拜!:
工作总是做不完?也许是你的工作效率有问题。

    工作总是做不完?也许是你的工作效率有问题。试着养成不拖延的习惯,摒除办公室里妨碍专心的干扰因素,让工作环境变得井然有序,效率自然能脱胎换骨!

    在《个人圣经》一书中,凯利·葛理森(Kerry Glesson)开宗明义问:

  · 你是否觉得时间总是不够用?

  · 你是否觉得工作总是做不完?

   · 你是否常觉得淹没在办公室的琐事和文件中?

  · 你是否觉得处理E-mail耗时费事?

  · 你是否常超时工作,深夜不得休息,每到周末还得加班完成当周工作?

   如果你的答案都是“是的”,显然,你的工作效率出了大问题。

    待办事项不可拖延

  葛理森发现,工作效率出问题,主要原因在于人们总是不断累积待办事项,拖延愈久就愈难处理。

  他曾经向银行申请一张请款发票,两个月后尚未收到帐款,却发现这张两个月前即已签发的支票,仍然躺在出纳小姐的抽屉中。他向银行抗议,出纳小姐说,“我太忙了,每天都在回答客户询问帐款的电话,没有时间出帐。”这是很典型没有在第一时间,把该办的事情做好的后续效应。

  葛理森归纳出几个提升效率的原则:

  1.立刻动手做:判断事情的轻重缓急,决定优先处理顺序,是许多人的工作圭臬。但问题是,一些难以判断重要性的工作,往往会被直接丢进“待办事项”中。事后检讨,你会发现10件待办事项中,有5件从来没动过,一直积压在那里。

  事情只有“该做与不该做”之分,唯有在最后时限,才需要去判断轻重缓急,决定哪些事情暂时搁在一边。

  提升效率,第一要务就是减少手边的待办事项,时时刻刻谨记:不要拖延,立刻动手做。

    让办公环境井然有序

  2.条理分明:从办公桌到资料档案,都应该有明确的归档和分类。否则就会像《华尔街日报》的调查:“美国每个白领阶级,平均每年要花费6个星期,在办公室内寻找文具。”

  让办公环境井然有序的要诀是,办公桌只放正在进行中的工作,没其他有杂物。在办公桌上,应该只有行事历,以及标明“新收文件”、“待办文件”和“拟发文件”的文具架。

  整理文件档案的原则也是如此:需要的才留下来。许多人误以为资料愈多愈好,在资讯爆炸的时代,其实过多的资讯,反而是杂乱的来源。切记:不懂的资讯,永远用不到;未曾整理的资讯,如同不存在。

  3.排时间表:管理学上有一个著名的帕金森原则(Parkinson's Law):你分配给某项工作的时间,就是你完成该项工作花费的时间。意思是,如果你打算花一小时处理电子邮件,你就一定会花上一小时,即使能提前完成,也会拖到最后时限才做完工作。这个原则说明了排定时间表、凡事按表操课的重要。

    排除办公室的干扰

  此外,“专心”也是提升效率的不二法门。不妨用下列方式,排除办公室的干扰因素:

  1.设定“请勿打扰”时段:订出一段时间,如90分钟,专心于工作上,不接电话、不开会、不与人交谈。

  2.集中处理来电:不必随时接听电话,而是视自己的工作状况,决定每天回覆电话的时间。行动电话则设定开关机时间。

  3.延后处理电子邮件:电子邮件容易让人分心,不要一上班就打开电子信箱。应该先处理完当日重要工作事项后,再开启电子邮件。

  要提升工作效率,就得将事情“简化”,首先要学会“整理”,将杂乱无章减到最低。不论是办公桌整理、名片整理,或档案整理、资料库整理,都有助于节省你的时间,提升工作效率。以下是收纳整理的实用技巧:

    实用技巧 1:桌面管理

  《整理达人:打造高效能办公室25招》的作者户健司,建议整理办公桌的步骤如下:

  1.清空桌面:将桌面上所有物品,一律放入一个大纸箱,小件文具则收入另一个小的箱子中,将桌面彻底清空归零,然后再思考哪些必需品,是一定要放在桌上的。

  2.规划桌面空间:以有利工作进行为原则。想清楚每样东西摆放的位置,电脑、电话、常用的文具盒等物品,应该放置在固定的桌面位置,而且必须是在伸手可及的地方。电话旁边要放有记事用的纸笔。

  3.整理文具:经常使用的物品摆放在桌上;不常使用的放在置物盒,收进抽屉;很少使用的物品收到资料柜或桌子最下层抽屉。准备笔筒,将散乱的文具放进笔筒,已经不易使用或老旧的文具一律丢弃。

  4.利用书架:准备一个宽80~120公分,高50公分的书架,放在桌面上,用来整理常用的资料夹。

  5.整理抽屉:清出抽屉中所有的物品,并决定各项物品摆放的位置。用置物盒或收纳格分隔抽屉的空间,常用的放在外侧,不常用的放里侧。

  最下层抽屉可以摆放档案夹,记得为档案夹做标签,将其分类写好档名,拉开抽屉就能一目了然。

    实用技巧 2:名片管理

  名片代表上班族的人脉网络,名片整理就是在做“人脉管理”;但名片也是最容易散乱的,很多上班族都有想跟某个客户联络时,却怎样也找不到对方名片的经验。以下是名片整理的技巧:

  1.交换名片后,立刻记下对方的特征:包括日期、地点以及会面目的、可以马上联想起对方的特征等。

  2.整理名片:常会联络的名片,放入可以随身携带的名片本中;不常联络的名片,则放到名片整理盒中。

  3.将名片分类归档:分类不要太过繁杂,分成3~4类即可。依照时间顺序归档,丢掉不重要的名片。

    实用技巧 3:资料档案管理

  《一切从减》这本书中,作者提出著名的四等份法(又称艾森豪模式),这也是历届美国总统的整理诀窍:首先,将一张桌子分成四个区块,依照顺时针方向,整理你办公桌上的文件丛林,直到一张纸也没有为止。开始之后就不可分心,直到结束。四等份法代表的意思是:

  【第一区】:丢掉它。包括过时的旅游资讯、一周前的报纸、半年前的目录、超过3年没看的说明书等等,根本不可能再去阅读的资料,都应该丢弃。很多资料你以为有用,其实根本就不需要。

  【第二区】:交给别人做。把该交给其他人处理的事项放在这一区。不要堆积在自己的桌上,造成工作延迟。

  【第三区】:重要事件。一定非得要自己亲自动手才能完成的工作,才放在这一区中。记得将标准订高,不要任何事情都认为非得自己动手不可。

  【第四区】:奇迹。指的是收拾整理时,立刻就可以处理完成的事项。例如把资料收到正确的文件夹中,或是把本来用书面处理的事项,改成用电话联络。

  运用四等份法,目的就是要化繁为简,有几个原则一定要遵守:

  * 不要制造只完成一半的文件(任何事情不要半途而废)

  * 每一份文件、纸张只碰一次(一次就把事情做好)

  * 不要有第五、第六区

  即使不是总统这种大人物,你也可以运用相同的原则,保持文件档案井然有序:

  1.旧的不去,新的不来:将一个新的资料归档时,就扔掉一个旧的,不要把档案文件当成不朽的财产。

  2.顺手整理:每天下班前将一、两个需要“瘦身”的资料夹拿出来,隔天有空时,顺手清理。

  3.保存期限:在资料夹上注明资料何时就失效了,写上醒目的保存日期。

  4.结案庆祝:当一件案子完成时,将所有的相关档案、资料检视一遍,不再需要的文件、书籍就立刻送回原处或扔掉。

    实用技巧 4:资料库管理

  所谓“工欲善其事,必先利其器”,要提升工作效率,一定要懂得运用科技工具,例如资料库管理的软硬体。

  数位知识管理研究中心资深顾问讲师杨舜仁举例,有位高阶管理者的联络名单高达9,000多人,每次出差,光是名单就要装满一个公事箱。“一定要善用科技,才能简化工作,”杨舜仁说。

  以这位高阶主管来说,其实可以这样做:

  1.先建立一个“中央资料库”。将现有的名片、联络簿、电子邮件、及时传讯、手机、电子报、PDA、传真、网路电话上的联络档案,全部集中起来,放到常用的管理系统,如Outlook中。

  根据单一的原则,所有的档案只建立在同一处,不要重复,以避免复杂化。

  2.接下来,建立“关键字搜寻”系统。这时,需要运用到群组与分类的技巧。使用Word或Excel档案,建好一个标准化的格式,将资料全部输入。分类项目应该能辨识这个人或组织的身分,愈清楚愈好。如果有些项目无法归类时,一定要有一个备注栏或记事栏,可以将资料键入,以便做关键字搜寻。

  3.最后,则是整合的工作,让这个中央资料库系统能够同时应用到不同的硬体设备,包括电脑、电子邮件、PDA等科技产品上。

  有了这套资料库,只要输入正确的关键字,就能得出所有需要的资讯,不必每天提着沉重的公事包到处跑,或者在浩瀚的资料堆中辛苦搜索,工作变得简单又有效率。

    实用技巧 5:时间管理

  “说穿了,简化,就是做好你的时间管理与效率管理,”杨舜仁说。

  时间管理要跟着每个人的工作行事历走。首先,要将工作分门别类,可分成周期性的、专案性的、经常发生却没有周期性的、以及临时性的。运用80/20原则,集中心力去做最重要的工作。

  接着,盘点你的时间应用状况。工作的时间长度是否合理?这样的时间规划,是否能够有效率完成工作?

  最后,做出你的工作规划。列出工作清单,哪些应该要指派或外包给其他人?哪些应该要留给自己来做?不需要自己动手的,就转给其他人处理。千万要有计画性。

  “许多主管有处理不完的紧急事件,就是因为他们没有逻辑规划,该做的事情不先做,这是本末倒置。”杨舜仁说,太多人缺乏行事历概念,以为自己一定记得住什么时候该做什么事,结果,事到临头全部忘记。

  未来职场比的是“速度”,而速度要靠效率管理。只要改变你的工作习惯,提升效率一点也不难!(完)

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